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标题: OA如何使用公共文件柜? [打印本页]

作者: 若离离 时间: 2015-10-14 16:21
标题: OA如何使用公共文件柜?
　　公共文件柜是系统中文件存储和共享的重要模块之一，文件柜的目录结构，是通过数据库来模拟的，附件是存储到OA的附件目录。
　　网络硬盘和公共文件柜的权限设置和应用方法是一样的,但这两个模块的程序实际是有很大区别的，文件柜可以每一级文件夹都定义不同的权限，而网络硬盘只能定义第一级权限，一些功能细节上也有不少差别，用户可以根据任务的不同性质来选用。
　　1、新建公共文件柜并设置权限
　　1)打开系统管理->知识管理设置->公共文件柜设置

　　2)在打开的公共文件柜设置界面，点击“新建文件夹”

　　3)新建一个共享目录，如定义目录名称为“项目管理知识库”
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　　4)完成新建文件夹后，设置该文件夹“项目管理知识库”的权限，操作菜单包含克隆、编辑、删除、权限设置、权限报表、菜单定义指南6类操作
　　克隆：即复制;
　　编辑：是指对已经建立好的文件夹进行重新编辑，如修改“项目管理知识库”文件夹原始创建的信息;
　　删除：即可直接删除该文件夹;
　　权限设置：详细讲解参考下文5);
　　菜单定义指南：可以设置子菜单项目;

　　5)点击“项目管理知识库->操作->权限设置”，依次设置该文件夹“项目管理知识库”的访问权限、新建权限、编辑权限、删除权限、下载/打印权限、签阅权限、所有者、批量设置
　　各权限的定义如下：
　　访问权限：指定访问权限，有权限的人员可以访问该文件夹、子文件夹和文件;
　　新建权限：指定新建权限，有权限的人员可以在该文件夹和子文件夹下新建文件;
　　编辑权限：指定编辑权限，有权限的人员可以编辑该文件夹下的子文件夹和文件，同时也具有Office、PDF、TIF文档的下载权限;
　　删除权限：指定删除权限，有权限的人员可以删除在该文件夹和子文件夹和文件;
　　下载/打印权限：指定Office、PDF、TIF文档的下载权限，有权限的人员可以下载该文件夹和子文件夹下的Office、PDF、TIF附件文档;
　　签阅权限：指定签阅权限，有权限的人员可以查看该文件夹和子文件夹和文件的签阅情况;
　　所有者：指定该文件夹的所有者，所有者可以设置该文件夹和子文件夹的访问、新建、编辑、删除和下载权限;
　　批量设置：作用于本文件夹和下级所有子文件夹;
　　注意：下载权限是针对OFFICE文档来说的，其它格式的文档没有限制，因其它格式的文档没有在线阅读或编辑的插件，限制了下载也就不能阅读了。
　　a.由于以上前7个权限设置的操作模式类似，此处以“访问权限”示例如下：

　　授权范围(部门)：是指“项目管理知识库”目录，那些部门可以有访问的权限;
　　授权范围(角色)：是指“项目管理知识库”目录，那些角色的人员可以有访问的权限;
　　授权范围(人员)：是指“项目管理知识库”目录，那些指定的人员可以有访问的权限;
　　选项：重置所有下级子文件夹的权限，指该文件夹下所有的子文件夹继承了父文件的权限，如果选中此项，则下级子文件夹的权限是和根目录文件夹的权限是一样的，根据需要下级子文件夹的权限也可以单独来设置，但首先要有根目录文件夹的访问权限才可以;
　　b.“批量设置”是指作用于本文件夹和下级所有子文件夹，即“项目管理知识库及项目管理知识库下级所有的子文件夹”示例如下：

　　设置选项：包含了访问权限、新建权限、编辑权限、删除权限、下载/打印权限、签阅权限、所有者，即前7个设置;
　　操作：包含2个选项，添加权限、移除权限，即实现批量统一管理中添加和移除权限的操作;
　　6)点击“项目管理知识库->操作->权限报表”，公共文件柜中每个文件夹都有不同的权限，这样的权限可能会比较复杂，在公共文件柜的管理中，“权限报表”该功能可以将某个文件夹的权限以报表方式罗列，可以按照文件夹或者按照用户的方式来显示，如图：

　　注：具有访问权限或所有者权限时，其他权限设置才有效。
　　2、使用公共文件柜(设置好1步后，就可以应用了)
　　1)打开知识管理->公共文件柜

　　2)点击“公共文件柜”后，可以看到已经建立好的“项目管理知识库”目录

　　3)点击“项目管理知识库”，可以对项目管理知识库文件柜进行新建文件、批量上传、查询、全局搜索、文件夹操作，5种操作

　　a.新建文件，是指在公共文件柜中直接新建文件，设置提醒人员，确定即可

　　b.批量上传，是指一次可以上传多个文件，设置提醒人员，确定即可

　　c.文件夹操作，是指可以新建子文件夹，并可以对新建的子文件夹进行权限设置

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